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Por un lado un presupuesto es un contrato, ya que en él nos comprometemos a facilitar al cliente unos bienes y servicios con una descripción de sus calidades y precios. Al firmar el presupuesto nos estamos comprometiendo y al aceptarlo el cliente él también.

Por otro lado un presupuesto es una importantísima herramienta comercial ya que, muchas veces, es el primer contacto que tenemos con nuestro cliente potencial y le facilita información para que contrate nuestro producto.

Consecuencia de todo ello es la enorme importancia de hacer el mejor presupuesto posible tanto en su contenido como en su presentación.

Para hacer un buen presupuesto debemos plantearnos lo que necesita el cliente, hacer un plan de trabajo sobre ese asunto y hacer al cliente una propuesta descriptiva de cómo podemos darle lo que necesita.

No está demás decir expresamente lo que incluye y lo que no incluye nuestro presupuesto ya que, al ser un contrato vinculante, debemos evitar malentendidos.

Contenido del presupuesto

Encabezado: En el encabezado deben figurar:

  • Fecha de emisión del presupuesto.
  • Número de presupuesto.
  • Nuestros datos personales: nombre completo, nombre comercial, dirección, NIF y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc).
  • Datos del destinatario, los mismos que en el caso anterior.

Cuerpo principal: En el figurarán:

  • Descripción detallada de los bienes o servicios que ofrecemos en el presupuesto.
    Lo que ofrecemos no tiene que ser una única cosa, pueden ser un conjunto de bienes o servicios y cuando hablamos de “descripción detallada” nos referimos a que deben describirse cosas como el número de unidades, calidades, horas de trabajo, materiales utilizados y otra información como subcontrataciones a terceros, tramitación de licencias administrativas, etc.
  • Precios: en esta parte no estamos hablando del precio final del presupuesto sino de una descripción del precio de cada producto o servicio ofrecido por número de unidades de manera que, con la información que damos aquí, nuestro cliente potencial pueda calcular el precio final y ver que coincide con el que le damos más abajo.

Pié: Aquí debemos poner:

  • El precio total final del presupuesto sin IVA y el importe del IVA u otros impuestos que le sean aplicables y, por último, el precio final impuestos incluidos.
  • El modo de pago; nos referimos a los plazos del pago que puede ser de una sola vez o en varios plazos.
  • Forma de pago; no está de más poner una domiciliación bancaria u otros medios para que el cliente realice los pagos.

Normalmente si el presupuesto no es por un importe muy elevado o si no tenemos que comprar materiales o hacer gastos previos a la prestación de servicios no es conveniente pedir pagos previos (anticipos) a dicha prestación de servicios.

Otros contenido que puede incluir el presupuesto y que lo hace tener mejor apariencia y ser más presentable son:

  • Normativa legal aplicable.
  • Plazo de entrega; nos comprometemos a cumplir uno o varios plazos (dependiendo de la naturaleza de nuestros bienes o servicios).
  • Garantías. Queda muy bien que pongamos, por ejemplo, las garantías que estamos obligados a dar por Ley aunque no las pusieramos porque así estamos dando la sensación de incluir condiciones que favorecen al cliente.
  • Servicio técnico, en el caso de que exista. Su precio no tiene porqué aparecer, necesariamente, en el presupuesto ya que, si no está cubierto por la garantía, será objeto de un posterior presupuesto.

 

Su contenido obligatorio es:

  • Número y serie de factura.
  • Fecha de expedición
  • Nombre completo, NIF y domicilio tanto del emisor de la factura como de su destinatario.
  • Descripción de los bienes o servicios por los que se factura. Deberá ser suficiente para su identificación y contener su precio por unidad sin el impuesto (la base imponible) y cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.
  • El tipo o tipos impositivos de IVA aplicados a las operaciones y la cuota o cuotas tributarias que deberán figurar por separado.
  • En caso de retención IRPF el tipo aplicable y su cuota por separado.
  • Las fechas de los bienes y servicios y de su pago anticipado si no coinciden con la fecha de emisión de la factura.
  • Si contiene operaciones exentas o no sujetas a IVA referencia a las normas porque lo son.
  • Si se facturan medios de transporte nuevos los datos de su puesta en servicio y su uso hasta la entrega.
  • Si el IVA se aplica en algún régimen especial (agencias de viajes, bienes usados, etc) deberá indicarse.
  • Si el sujeto pasivo del impuesto es el adquirente se indicará con la frase “inversión del sujeto pasivo”.

Mejorar el departamento de facturación de una pyme debe ser uno de los principales objetivos de los dirigentes de la misma. Tenemos que tener en cuenta, que la mejora y optimización de procesos en el departamento de facturación, producirán otras mejoras en diferentes departamentos de la empresa que se verán afectados de forma positiva en caso de que consigamos nuestros objetivos, o de forma negativa en caso de que no le prestemos atención y tengamos un departamento de facturación poco eficaz y lento.

Se trata por lo tanto de una de las áreas clave de negocio a la que hay que prestarle mucha atención, no solo porque afectará al resto de la empresa, que ya debería ser un motivo lo suficientemente relevante como para ponerse a actuar de inmediato, sino que se trata de un area elemental en cualquier compañia, ya que se ocupa de gestionar el flujo de caja, ingresos y gastos y todo lo relativo a cuestiones realmente importantes con las que toda empresa debe cumplir.

Vamos a echarle un vistazo a algunos consejos que nos permitirán mejorar el departamento de facturación de una pyme de forma sencilla y eficaz.

Proporcionar las herramientas adecuadas

Hoy en día todo departamento de facturación debe trabajar con herramientas tecnológicas que permitan una sencilla y rápida gestión de todos los procesos de facturación, además, frente a lo que comúnmente se piensa, podemos encontrar soluciones gratis. El programa gratuito FactuSOL es un gran ejemplo de herramienta que podemos implementar de forma sencilla en nuestro departamento de facturación sin tener que dejarnos una gran cantidad de nuestro presupuesto en una herramienta integral de gestión.

Es importante tener en cuenta, que si queremos progresar y trabajar acorde a las exigencias que el mundo tecnológico que vivimos pone encima de la mesa, como la inmediatez y la agilidad en el cobro, hay que trabajar con este tipo de sistemas. Si nuestros empleados del departamento de facturación siguen realizando anotaciones a mano y trabajando con excels que tardan en actualizar, o que se actualizan en local en los ordenadores particulares de cada empleado, estaremos perdiendo una gran oportunidad para optimizar nuestros procesos de facturación y agilizar el funcionamiento de la empresa en general.

Control de stock y servicios en activo

El control de stock es otra de las claves dentro de la optimización, tenemos que tener en cuenta, que en caso de que trabajemos con stock el departamento de facturación tiene que estar profundamente vinculado con el departamento logístico o de gestión de stocks, para poder saber en todo momento qué es lo que hemos vendido y qué es lo que todavía queda en el almacén. A través de un sistema digitalizado, podemos vincular los procesos de facturación junto con los procesos de gestión de stocks, para tener en todo momento controlados todos los procesos.

En caso de que no tengamos stocks, porque ofrezcamos servicios que proporcionan los trabajadores de la empresa, también es fundamental que el departamento de facturación tenga la capacidad de saber y asignar, los recursos en términos humanos necesarios para satisfacer un servicio determinado, si vinculamos de forma eficaz los servicios que ofrecemos, los empleados de la empresa, y el departamento de facturación, podremos tener controlado en todo momento cuántos efectivos de nuestra empresa están realizando una determinada tarea, podremos asignar recursos a trabajos importantes, y evaluar el rendimiento de nuestros trabajadores en relación al tiempo asignado a cada una de las tareas que haya que hacer.

Informes y control

Los informes y el control también son fundamentales en cualquier departamento de la empresa, pero sin duda, son de crucial importancia en el departamento de facturación de la empresa. Un buen departamento de facturación debe generar reportes de forma periódica y previamente estipulada, para que la dirección de la pyme pueda obtener una visión rápida y sencilla sobre lo que está ocurriendo en la empresa, así como el flujo de caja disponible.

Gracias a este control y seguimiento a través de los informes, los directivos de la compañia pueden tomar decisiones teniendo en cuenta el flujo de caja y las previsiones de ingresos en relación a las facturas que todavía están por cobrar, y las estimaciones de cobro que hayan realizado desde el departamento de facturación. Con esto los ejecutivos y directivos de la pyme van a poder asignar recursos a los departamentos que más ingresos estén generando, o analizar el retorno de la inversión por determinados trabajos, en relación al coste que represente un empleado o al coste que represente un determinado producto.

Al no ser un documento requerido legalmente no existe una normativa reguladora de su contenido, sin embargo está muy claro que debe contener, al menos la información sobre:

  • Número de albarán.
  • Lugar y fecha de la entrega de las mercancías.
  • Datos del vendedor: nombre, NIF y domicilio.
  • Datos del comprador: nombre, NIF y domicilio.
  • Descripción de las mercancías que se entregan con detalle de su número, calidades, peso, etc.
  • Espacio para la firma y/o sella de la persona que recibe las mercancías.
  • No hemos incluido en esta enumeración los datos económicos de la entrega como el precio por unidad, el precio total como base imponible, los impuestos aplicables como el IVA, etc. No suele ser necesario incluir esta información en nuestro albarán pero tampoco hay ninguna razón para no incluirla y, de hecho, es muy habitual que esté en el albarán.

En todo caso cuanto más información incluyamos será más fácil la gestión posterior de la entrega y de la facturación.